Matkanjärjestäjän opas
Mitä kaikkea pitää ottaa huomioon ja muistaa, kun järjestää matkaa? Mitkä tiedot pitää olla valmiina ja missä vaiheessa? Riippumatta matkan tarkoituksesta, tässä on olennaiset asiat jotka jokaisen pitää tietää matkaa suunniteltaessa ja tilattaessa.
Tilauksiamme hoitava Annika Pihkanen on kasvanut alaan jo lapsesta, pienenä hän pyöri bussivarikolla isän ja äidin kanssa. Veri veti alalle ja hänellä on vankka käytännön kokemus matkojen järjestämisestä. Annika tykkää työstään asiakkaiden parissa ja haluaa hoitaa hommat hyvin. Tässä Annikan kokoamia vinkkejä siitä, miten matka onnistuu.
Matkan järjestämisessä pätee vanha totuus, että kannattaa antaa matkasta mahdollisimman paljon tietoja ja hyvällä etukäteissuunnittelulla onnistuu.
Järjestä viestintä
Viestintä on yksi tärkeimmistä järjestelyistä ryhmämatkaa suunniteltaessa ja matkustaessa. Oli se sitten WhatsApp, Facebook ryhmä tai mikä tahansa, on tärkeää että kaikilla on jokin tapa pitää yhteyttä toisiinsa tilanteiden muuttuessa. Matkan suunnitelmia voi tehdä vaikka Google Docsiin joita kaikki voivat katsoa, muokata ja kommentoida.
Selvittäkää budjetti
Yhteisen budjetin suunnittelu on tärkeää. Vaikka kuuden ruokalajin illallinen Michelin-ravintolassa kuulostaa aika hienolta, ei tähän ole kaikilla luonnollisesti varaa. Selvittäkää mitä olette halukkaita maksamaan ryhmänä ja mitkä asiat maksetaan omasta pussista.
Meillä on kaikilla yksi kaveri joka löytää aina parhaat tarjoukset ja hinnat. Ryhmässä on varmasti yksi tällainen ja hänelle kannattaakin delegoida ryhmäostosten kuten majoituksen, ruokailun ym. tilaamisen. Toinen tapa on laittaa tietty summa rahaa yhteen pottiin josta hankitaan sovitut tykötarpeet. Pääasia on ettei kenellekään tule yllätyksenä matkan kustannukset. Matkanjärjestäjä katsoo että suunnitelmat ovat toteutettavissa budjetin sisällä.
Mitä matkalla tehdään?
Joskus matkan tarkoitus on selvä juttu joka mennään ja tehdään ja eikun kotiin, toisaalta matkalla voidaan nauttia ryhmän läsnäolosta ja kokea monta elämystä yhdessä, luoden ikuisia muistoja ja syviä siteitä ihmisten välille. Aktiviteetit ovat iso osa ryhmämatkailua ja huolellinen alkukartoitus tekee aktiviteettien suunnittelusta helpompaa. Minkälaisia ihmisiä matkalle osallistuu? Ovatko he seikkailijoita, hurjapäitä vai rauhallisesta viinilasillisesta nauttivia ihmisiä? Mitä he harrastavat? (Kun viestintäkanavat ovat kunnossa, tämä suunnittelu tapahtuu melkein itsestään.) Muista myös jättää tyhjää tilaa elävälle elämälle, hauskoja juttuja tapahtuu kun antaa tapahtua. Lisäksi ryhmässä liikkuminen on huomattavasti hitaampaa kuin yksin, ihme juttu!
Varaa pitkälle etukäteen
Matkaan lähdetään, päätös on tehty, hieno juttu! Varaa ensimmäiseksi kuljetukset. Kun päivämäärät on lyöty lukkoon ja osallistujien määrä tiedossa, on loppumatkan suunnittelu huomattavasti helpompaa. Ajoissa varattu on usein myös halvempaa, eikä kukaan halua odotella turhaan kuljetusta joka on liian myöhään tilattu tai kävellä kaupungilla etsien ravintolaa johon koko ryhmä voi kävellä sisään.
Dokumentoi
Saattaa tuntua vähän liian toimistomaiselta tehdä listoja ja aikatauluja varsinkin lomalle lähtiessä, mutta kun teet ne ennen lähtöä säästät huomattavasti aikaa ja hermoja paikan päällä.
Tee selkeä lista osallistujista, ruoka-aine allergioista, yhteystiedoista, aikatauluista, erikoistarpeista ja vielä matkasuunnitelma.
Vinkki:
Kun varaat kuljetuksia, toimita matkasuunnitelma (ml. aikataulut ja osallistujat) jotta kuljettaja osaa tutustua niihin etukäteen sekä valmistautua asianmukaisesti. Ravintolat voivat palvella teitä paremmin jos saavat allergia- tai ruokavaliolistan kirjallisena varauksen yhteydessä. Kannattaa myös miettiä miten tiedot on saatavilla ilman nettiyhteyttä, lataatko etukäteen vai tulostatko paperille?
Luotettava hinta, ammattitaitoiset kuljettajat ja laaja valikoima busseja.
Takaamme että matkasi sujuu erinomaisesti.
Lisävarusteet tilausajoille räätälöidään tarpeisiinne sopiviksi.
Kalustoa löytyy sekä Turusta että Helsingistä.
Ota rohkeasti yhteyttä tai lähetä tarjouspyyntö, palvelemme 24/7.
Meistä sanottua:
Muutama yritys jotka luottavat meihin:
